Vergaderen op afstand is inmiddels, mede door de coronacrisis, steeds normaler geworden. Vergaderingen binnen het eigen team met mensen die van thuis uit werken, vergaderingen met leveranciers en klanten en vergaderingen met werknemers in andere vestigingen, het kan allemaal moeiteloos dankzij videoconference software.

Verhoogde interactie

Het grote voordeel van videoconferencing ten opzichte van telefoneren is ongetwijfeld de interactie die mogelijk is tussen de deelnemers. Het zet mensen aan om actiever betrokken te zijn. Je ziet elkaar en kunt daardoor ook elkaars non-verbale gedrag waarnemen. Bij gewone telefoongesprekken heb je dit niet en kunnen deelnemers ondertussen met andere zaken bezig zijn die hun aandacht van de vergadering afleiden. Ook voor werknemers die van thuis uit werken, is het een perfecte manier om belangstelling en betrokkenheid te tonen.

Lagere kosten

Vergaderen op locatie brengt heel wat kosten met zich mee. Er moet een zaal met de nodige apparatuur aanwezig zijn en de deelnemers moeten zich verplaatsen. Zeker als jouw bedrijf vaak vergaderingen organiseert met mensen in andere landen, kan dit al snel heel erg oplopen. Deze kosten kun je met videoconferencing makkelijk uitsparen. Iedereen kan vanop zijn eigen plek deelnemen en je kunt zoveel deelnemers toevoegen als nodig. Bovendien moet ook de verplaatsingstijd van deelnemers op locatie niet meer meegerekend worden.

Volkomen veilig

Vergaderen met behulp van videoconference software is volkomen veilig. Samen met de uitnodiging voor de vergadering stuur je de door jou gekozen deelnemers een pincode die ze nodig hebben om in te loggen. Je hoeft dus niet te vrezen dat derden toegang hebben tot de vergadering. Enkel wie een pincode heeft, kan toegang krijgen. Zeker voor vergaderingen waar bedrijfsgevoelige materies worden besproken, is dit een belangrijk gegeven.

Overschakelen op videoconferencing bespaart jouw bedrijf geld en kostbare tijd en verhoogt de productiviteit. Als mooi extraatje lever je ook aan bijdrage aan het milieu door het verminderen van de verplaatsingen en dus het verkleinen van de ecologische voetafdruk. Een nieuwe manier van vergaderen die enkel maar voordelen oplevert, daar gaat het om.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *